Interview de Raphaël Poughon du groupe Centre-France La Montagne, réalisé par Damien Caillard le 30 mars 2020
Directeur de la Compagnie Rotative (incubateur média et lab d’innovation sur les « nouvelles proximités ») au sein du groupe Centre-France La Montagne, Raphaël est depuis longtemps un fervent partisan des outils collaboratifs en ligne et, plus généralement, des nouvelles façons de travailler. Mais porter ce message au sein d’un groupe de presse multi-départemental de 1800 personnes n’est pas facile. Comment le confinement peut-il changer la donne ?
Quels étaient jusqu’à présent les usages des outils collaboratifs ?
J’utilisais déjà les outils de collaboration, à distance ou pas, avec les différents acteurs des explorations de La Compagnie Rotative. On avait pas mal de projets qui se faisaient avec des gens extérieurs de l’entreprise, donc il nous fallait des outils non propriétaires ou adaptables. Teams [la solution Microsoft], par exemple, n’est pas idéal en termes d’ergonomie, de simplicité d’utilisation : les utilisateurs doivent créer un compte, t’envoyer l’adresse du compte … Slack est beaucoup plus ouvert !
J’ai aussi découvert que les outils collaboratifs n’étaient pas forcément bien assimilés en interne, par tous. Par exemple, le fait de rédiger un document sur base Word, alors qu’on avait des correctifs à faire à plusieurs et qu’il valait mieux utiliser la suite Google. Pourtant, tu peux gagner un temps phénoménal !
Et comment cela peut-il évoluer dans le cadre de la situation actuelle ?
L’un des chantiers de 2020 est d’arrêter un outil de suite bureautique,qui doit impérativement être collaboratif, et le choix reste ouvert. On est actuellement en phase de test des deux principales solutions, Google et Microsoft, avec sans doute une préférence pour Teams pour la visio – qui semble plus stable que Hangouts.
De même, l’usage de l’intranet Bonjour a explosé ! La consultation des articles,les foires aux questions, les live vidéo avec un blog de chat pour que les gens posent leurs questions … ça marche très très bien,ça répond à une incarnation et une proximité qui étaient demandées. On a d’ailleurs refait la Une de l’intranet, pour l’adapter aux besoins d’information en ces temps de crise sanitaire.
Quelles sont tes solutions applicatives préférées ?
En matière de gestion de projets, il y a beaucoup de solutions. Moi,j’aime beaucoup Notion, un outil de “prise de notes enrichies”,mais aussi des Trello ou d’autres, qui permettent de voir en quasi temps réel qui travaille sur quel sujet, sans fliquer les gens, sans demander des rapports toutes les cinq minutes. Et ça marche bien même sur des petites équipes ! Je pense que ça va vraiment se développer.
En termes de management et de comportements, que constates-tu ?
Dans tout cela, le lien direct reste primordial. En confinement,ce qui est plébiscité est .. le café du matin en visio ! Les gens ont besoin de ce contact. Il y a des équipes qui organisent ça, par exemple “tous les matins à 9h, on se voit en visio pour le café”. Cela peut être initié par le manager, mais aussi par les collaborateurs eux-mêmes quand le manager n’a pas le réflexe ni l’habitude. C’est important pour certains collaborateurs, dans des services où les gens travaillent plus dans leur coin.
On se rend d’ailleurs compte que les managers mal formés étendent leurs “mauvaises pratiques” sur le web à distance, avec une sorte de repli “control freak” pour tout verrouiller. C’est sans doute inévitable, mais ça permet en parallèle de se rendre compte de ce qu’on peut faire autrement. De même en télétravail,on réalise qu’on peut tout à fait être productif !
Avec le confinement, on va se rendre compte que beaucoup de réunions en présentiel ne se justifiaient pas toutes, notamment avec de la distance géographique. Sans diminuer l’importance primordiale de se voir quand on peut.Et avec une bonne “hygiène”, celle de couper la vidéo quand elle n’est pas nécessaire, elle de ne pas parler tous en même temps … à l’aune d’une crise, on se rend compte de ce qui peut être mis en place.
L’année 2020 sera donc selon toi un moment charnière pour les nouvelles façons de travailler ?
Au final, je pense que c’est une accélération de l’histoire. La conduite du changement est de toute façon efficace, parce qu’on n’a pas le choix ! Tu ne peux pas dire “c’est pas prioritaire,on verra plus tard” … il y aura des retours en arrière forcément, mais de toute façon les choses changeront, en bien comme en mal. Sachant qu’il y a même en interne une inégalité dans l’accès aux outils collaboratifs, en termes d’équipement,d’habitudes, de compétences … finalement, l’isolement des gens pas connectés dans la société, on le retrouve dans l’entreprise. L’enjeu est d’être suffisamment à l’écoute et d’accompagner collaborateurs ET managers, pour ne laisser personne sur le bord du chemin.
